Ti steg mot bedre LIS-ledelse

Etter fem år i jobben som avdelingsleder for LIS på barne- og ungdomsklinikken ved Oslo universitetssykehus er det på tide å overlate ansvaret til nye krefter. Hos oss er LIS organisert i en egen avdeling med tjeneste på Rikshospitalet, Ullevål og nyfødt intensiv. Vi har 45 årsverk med LIS i faste stillinger, gjennomstrømming og vikariater. Flere går i delte stillinger, tre av fire er kvinner og en klar overvekt har mindreårige barn. Vi har en meget kompetent og lærevillig stab, men legene våre har ulik kapasitet og ulike behov. Gjennom årene har vi prøvet og feilet, men vi har lyttet til LIS. Vi er absolutt ikke i mål, men vi har et godt arbeidsmiljø og vi opplever at LIS vil jobbe hos oss. Her er våre ti steg mot bedre LIS-ledelse:

1. Skap forutsigbarhet: LIS står i spagat mellom spesialisering, boliglån, forskning, fritidsinteresser, vakter og stifting av familie. Det skal tas steg og alt skal skje samtidig. Hvis vikariatet går ut om tre uker og sjefen ikke har sagt noe om forlengelse brer det seg en usikkerhet som kan gå på helsa løs. Anstreng deg for å finne så lange vikariater som mulig, og lys dem ut tidlig. Prøv å finne så mange faste stillinger som du kan. Ha et konstruktivt forhold til treårsregelen, og bruk den til å sikre deg medarbeidere du trenger for framtida. LIS som ikke fungerer i jobben trenger også forutsigbarhet og tydelige beskjeder. Disse må få forsterket veiledning og om nødvendig hjelpes til å finne en vei ut av spesialiteten. HR-rådgiver og tillitsvalgt er dine viktigste støttespillere når du skal skape forutsigbarhet for LIS.
2. Sats på utdanning: Det er en del av lederansvaret å sørge for at LIS får den utdanningen de har krav på. De må få veiledning, supervisjon og tilbakemeldinger. Et system for vurdering av den faglige kompetansen og den profesjonelle utviklingen blir mer og mer aktuelt. LIS må få fri til kurs for å holde utdanningsprogresjonen, selv om noen andre må dekke poliklinikken eller om vaktene blir vakante. Det er din jobb å forklare dine kolleger at det må settes av tid til veiledning og vurderingsmøter og at LIS trenger supervisjon på poliklinikken.
3. Kjenn dine medarbeidere: Selvfølgelig skal du ha åpen dør, men også planlagte samtaler. En nyansatt LIS trenger samtaler i oppstarten, men tilby årlige eller halvårlige medarbeidersamtaler til alle. De trenger ikke vare lengre enn en snau halvtime, så lenge de har mål og agenda. På en omsorgsfull måte må du invitere til deling av informasjon som påvirker arbeidshverdagen. Et barn som utredes på BUP, samlivsproblemer, pendling som går på helsa løs, ufrivillig barnløshet eller en svigerfar med kreft kan være nok til at det stopper opp. Du trenger ikke lære deg navnene på barna til de ansatte, men du må vite om de har barn og om de har spesielle behov. Det at du ber om innblikk vil gjøre det enklere. Du må invitere og ikke insistere. Det må være opp til LIS om de vil dele, og om de gjør det må du ta taushetsplikten på høyeste alvor. Informasjon må forbli mellom deg og LIS, og du må spørre om lov før du deler med tillitsvalgt, lederassistent eller HR-rådgiver. Avtal med LIS om samtalen skal referatføres, og lagre referatet i så fall i et sikkert HR-system.
4. Ha ryddige rekrutteringsprosesser: Gjennomsiktige rekrutteringsprosesser er avgjørende for å bygge et godt arbeidsmiljø. Få hjelp av en HR-rådgiver hvis du ikke kjenner regelverket. Utlysningsteksten må være gjennomtenkt og etterspørre de kvalifikasjonene som trengs til jobben. Kall inn til et formelt intervju i rimelig tid. Du må ha med tillitsvalgt i prosessen og under intervjuet. Ta med en eller flere overleger under intervjuene og i ansettelsesprosessen. Intervjuene blir mer dynamiske, og det er godt å ikke stå alene om ansettelser. Kandidatene skal vurderes og rangeres etter utlysningsteksten. De tillitsvalgte skal påse at prosessen er rettferdig og kan komme med gode innspill, men så lenge du innstiller etter utlysningsteksten er det du som har det siste ordet. Hvis du trenger LIS til et utvalg, verv eller forbedringsprosjekt er det smart å kjøre den samme åpne linja, men i et mindre formelt format. Beskriv oppdraget i en invitasjon som sendes ut til alle. Da kartlegger du interesseområder samtidig som LIS får mulighet til å vise engasjement. Ta deg bryet med å involvere tillitsvalgt også i slike mindre formelle prosesser.
5. Sørg for en god start: LIS vi blomstre fra første dag hvis de får god informasjon før oppstart og blir møtt på en skikkelig måte når de begynner. Det er små grep som skal til for at LIS ikke skal føle seg som håret i suppa. En god introduksjon på morgenmøtet og at adgangskort og calling ligger klart på en ryddig kontorpult skaper tilhørighet fra første dag. Man kan ha et strømlinjeformet oppstartsprogram, men det viktigste er å møte nye medarbeidere med nysgjerrighet og respekt.
6. Samarbeid med tillitsvalgt og verneombud: Du må ha en god dialog med de tillitsvalgte. Lytt til dem og bruk dem som sparringspartnere når du skal ta avgjørelser som er viktige for LIS. Be de tillitsvalgte om å komme til deg hvis de ser at en LIS strever eller om det er konflikter under oppseiling. Slik får du overvåket miljøet. Arranger regelmessige møter med tillitsvalgt og verneombud, be om innspill til agendaen og skriv referat fra møtene.
7. Ha et gjennomtenkt system for informasjon: Det er mye informasjon som skal formidles i en sykehushverdag. Noen LIS vil ha all informasjon på epost eller Whatsapp! med en gang, mens andre føler seg nedlesset hvis alt sendes ufiltrert videre. Fagstoff, HR-nytt, oppdateringer fra ledelsen, nytt om LIS-utdanning, kurs og undervisning skal ut. Du må ha et gjennomtenkt system for informasjon. Spør LIS eller tillitsvalgte om hva de foretrekker. Dere må sammen finne ut om informasjon skal deles på Teams, e-post eller som ukesbrev.
8. Balanser lojaliteten: Du må være lojal til ledelsen over deg samtidig som du taler LIS sin sak. Hold ledergruppa orientert om LIS-utdanning og eventuelle utfordringer som rekrutteringsproblemer og sykefravær. Når budsjettet skal legges må du få fram at LIS-utdanning koster i form av variabellønn og at en normal kvote til kurs overskrives hvis en LIS skal følge sin utdanningsprogresjon. Det er din jobb å formidle at LIS må beholde sine kontorplasser og at gratis mat på vakt er en selvfølge. Du må argumentere for å tilføre ekstra lønnsmidler hvis arbeidsmiljøet halter og sykefraværet er høyt. Hvis du kan vise til økt aktivitet på poliklinikken har du en god sak. Du må ta de riktige kampene for dine medarbeidere, men når en avgjørelse er tatt må du respektere den selv om du er uenig. LIS forstår dette, men vil verdsette forsøket.
9. LIS må få sine framforhandlede rettigheter: Ammefri, vaktfritak i siste trimester, treårsregel, arbeidstidreguleringer og ferielovgivning er fremforhandla av en grunn, selv om dette ofte er fjernt for eldre kolleger. En ansatt som må bruke av sin fritid for å ta imot premature tvillinger eller som må få ferdig en epikrise før overflytning til annet sykehus skal selvfølgelig ha overtidsbetalt. Vi kan ikke forvente at voksne høykvalifiserte medarbeidere skal gjøre akuttarbeid på dugnad.
10. Ta vare på deg sjøl: Å få se yngre kolleger vokse i legerollen er en gave. Det å få hjelpe en medarbeider helberga gjennom en personlig krise er et enda større privilegium. Den kontinuerlige strømmen av henvendelser og alle de kinkige situasjonene som en LIS-leder opplever er imidlertid overveldende. Du må ha noen å dele inntrykkene med. Delta i ledernettverk eller kollegastøtteordninger og del frustrasjoner, gleder og bekymringer med din nærmeste leder, som har ansvaret for deg og ditt ve og vel. Ikke påta deg for mye. Ingen klarer å lede, forske og jobbe klinisk samtidig i lengden. Overlat roret til noen andre før det er for sent.

Med god LIS-ledelse kan du snu trender og få fart på rekruteringen. Du må bygge et godt arbeidsmiljø med forutsigbarhet, respekt, integritet og kvalitet. Om du lykkes vil det bety enormt mye for medarbeiderne dine og deres familier – for ikke å snakke om pasientene!

Ingen oppgitte interessekonflikter