Vi må tilbake til opprinnelig journalsystem – nå!

Kronikk: Kristin Helset, overlege ved St. Olavs hospital
Mie Cappelen Skovholt, overlege ved St. Olavs hospital
Monica Jernberg Engstrøm, overlege ved St. Olavs hospital

HELSETILSYNET HAR avdekket uforsvarlig drift ved St. Olavs hospital etter at Helseplattformen ble innført. Sykehusdirektør Grethe Aasved sier det er viktig at feilene blir rettet raskt.

Ifølge en «milepælsplan» håper man at noen av feilene som tilsynet påpeker, skal være rettet innen mai 2023 og september 2023.

PASIENTSIKKERHET I FARE. Det er også klart at man har jobbet på spreng med de påpekte feilene i tre måneder allerede, uten å løse dem. Dette selv om man etter fire uker sa at man skulle rette alle feil innen 19. januar. Å bryte en milepælsplan, eller passere en frist, har hittil aldri fått konsekvenser for selskapet Epic/Helseplattformen. I mellomtiden meldes stadig alvorlige avvik.

Helsetilsynet har nå imidlertid bedt om strakstiltak på en rekke områder fordi pasientsikkerheten er truet. Vi ansatte oppfatter strakstiltak som fra én dag til én uke. Vi har ingen pasienter å miste. Det er godt å bli hørt. Vi har vært ekstremt stresset og fortvilet over det dårlige verktøyet vi har blitt nødt til å bruke. Etter innføringen har antallet meldte avvik/pasienthendelser økt til over 700, sammenlignet med 70 i samme periode i fjor.

Tilsynet har kritisert at ikke flere kan jobbe i en pasientjournal samtidig. Dette er farlig fordi hastefunksjoner sperres. Vi må ringe rundt til hverandre og be den andre gå ut av journalen for å få bestilt en røntgenundersøkelse. For å rette dette, kreves imidlertid omstendelig og tidkrevende omprogrammering: Det er ingen «knapp» som man kan skru av.

FEILENE GJENTAR SEG. Ventelister og oversikt over fristbrudd skal være ferdig i mai. Inntil da har vi liten eller ingen oversikt over hvor mange som har ventet for lenge på grunn av nedsatt effektivitet ved sykehuset. Flere titalls tusen ventelister ble overført til nytt datasystem. Lister med navn og datoer ble feil. Merkantilt personell retter én og én inn i nytt system ved hjelp av papirutskrift tatt ut før pasientadministrativt system (PAS) ble stengt. Og selv om vi får oversikt over ventelistene, er pasientsikkerheten likevel truet ettersom vi ikke kan jobbe like raskt, og ikke klarer å ta unna like mye, som før.

Oversikten over pasientens medisiner og resepter i Epics system er katastrofalt dårlig og farlig på grunn av manglende oversikt og feil. Mange av avvikene vi har meldt, går på dette. Over 600 leger i Helsinki anmeldte Apotti (Epic i Finland) fordi dette utgjorde en trussel mot pasientsikkerheten.

Man skulle tro at vi som mottaker fra en stor leverandør som Epic System Corporation, kunne nyte godt av en velutviklet og utprøvd programvare, som allerede var rettet og tilpasset nordiske forhold etter mange år i Danmark og Finland. Slik er det imidlertid ikke. Vi har fått «basis-programvare» fra Epic, og må igjennom de samme feilene som både Helsinki og København. Mest sannsynlig fordi programvare og pasientopplysninger ikke ligger atskilt, og vi kan ikke ha de finske eller danske pasientene i vårt dataprogram.

PERSONVERNET. Av samme grunn har de europeiske Epic-kundene gått sammen og bedt om etablering av et europeisk supportsenter «for å slippe å sende personopplysninger til USA i forbindelse med feilretting», skrev Dagens Medisin i 2021.

Datasikkerhet og personvern er derfor et stort tema med Epic som leverandør. Skal amerikanske programmerere ha tilgang til pasientopplysninger? Sendes pasientjournaler ut av landet? Med journalskandalen i Helse Sør-øst i minne burde man ha vært mer opptatt av dette. Da 30 gynekologiske henvisninger havnet i Bergen i stedet for internt på St. Olavs hospital i november 2022, var kommentaren fra Datatilsynet at det var bra det var helsepersonell som mottok dem. En merkelig kommentar, som peker mot at «myndighetene» unnskylder forhold rundt datasikkerhet/personvern i forhold til Helseplattformen/Epic. Helsepersonell har heller ikke adgang til å åpne journalopplysninger som ikke angår dem, og det er strenge krav til hvordan sykehusene ivaretar ansvaret sitt i forhold til personvern.

FORVIKLINGER OG AVVIK. Registreringen av pårørende i Helseplattformen fortjener et eget kapittel. Her sier selskapet at det har hentet opplysninger i Folkeregisteret. De fleste har fått sine foreldre registrert som nærmeste pårørende, til tross for at disse har vært døde i 20 og 30 år. I tillegg dukker dine pårørende opp på skjerm når du registrerer deg på en poliklinikk. Her kan det være ubehagelige overraskelser som du ikke nødvendigvis vil dele med de rundt deg.

Appen «Helsa mi» skulle gi pasientene tilgang til journalen sin. Imidlertid har det ikke vært kontroll med hvilke opplysninger som har blitt delt. Vi har meldt mange avvik på vegne av pasienter som har blitt fortvilt, redde og sinte når prøvesvar deles i appen før de kommer til legen.

Etter innføringen av Helseplattformen ble St. Olavs hospital fullstendig isolert i forhold til omverdenen. Vi fikk ikke henvisninger, og fastlegene fikk ikke notat fra oss. Vi hadde heller ikke pålitelig kommunikasjon med de andre sykehusene i regionen slik vi hadde med vårt tidligere journalsystem «Doculive». Fortsatt mangler mye kommunikasjon. Selve innføringen var derfor en katastrofe og burde umiddelbart ha utløst en «fallback» - ved å gå tilbake til de opprinnelige datasystemene. Bare i løpet av tre dager ble det meldt 4800 feil. Vi snakker om datasystem på sykehus hvor man forventer nullfeil-system på grunn av fare for liv og helse.

DET VAR BEDRE FØR. Hvorfor aksepterer man dette, og hvordan kan dette skje med en så stor leverandør som Epic? Problemet er at selskapet leverer et journalsystem som kommuniserer dårligere med omverdenen enn det velfungerende systemet vi hadde. Det er også velkjent fra USA at Epic ikke kommuniserer med noe annet enn seg selv. I Helse Midt-Norges anbudsutlysning om ny pasientjournal finner vi også «Behov for eksterne tilknytninger? Nei».

Dette fordi alle skulle ha samme system, så det var jo ikke behov for å kommunisere med andre?

Vi hadde hatt elektronisk journal i 20 år, og ble mildt sagt rystet da alle koblinger ble trukket ut, og de har ennå ikke kommet på plass igjen. Vi var vant til umiddelbar elektronisk kommunikasjon med fastleger og de andre sykehusene i regionen. Selv om ledelsen nå melder at «e-meldinger» er på plass, tar henvisninger og epikriser gjerne en uke eller mer.

NAIVITET. Plutselig er det også vanskelig å vite hvor mange pasienter vi har behandlet – og for hva. Dette klarer ikke dataprogrammet å holde styr på. Man har ved hjelp av «spørreundersøkelse» beregnet at sykehuset går med cirka 91 prosent av full aktivitet, tre måneder etter innføring. Dette taper vi penger på. Man har nå akkurat klart å telle opp manuelt hvor mange vi har behandlet før jul, og sendt inn dette for å få refusjon av utgifter fra staten.

Helse Midt-Norge kjøpte «keiserens nye klær» fordi de hadde lyst på noe nytt, og fordi de hadde fått finansiering via daværende helseminister Jonas Gahr Støres drøm om «Én innbygger -én journal».

Epic har gjennom mange år klart å bearbeide politikere både fra Arbeiderpartiet og Høyre, samt Legeforeningen; de tre største maktfaktorene i norsk offentlig helsevesen. Dette har medført en blåøyd og naiv holdning i møte med et av verdens største selskaper, som forsyner seg grådig av skattepengene og oljeformuen. Forunderlig nok stilles de ikke til ansvar når de ikke leverer produktet verken på tid eller kvalitet.

BILLIGERE Å SNU. Det finnes ingen andre muligheter å imøtekomme Helsetilsynets strakstiltak på enn å gå tilbake til det opprinnelige journalsystemet. Det har vi bedt om lenge. Ikke for vår egen del, men for pasientene våre og helsetjenesten i Helse Midt-Norge. Det sies at det er dyrt å gå tilbake. Erfaring fra Helsinki, som nå er oppe i en kostnad på åtte milliarder kroner, viser at det er dyrere å fortsette. Men det viktigste er fortsatt det vi driver med i offentlig helsetjeneste – trygg, god og rask behandling til alle når de trenger det.

En retur av det opprinnelige journalsystemet vil gjenopprette pasientsikkerheten og effektiviteten ved sykehuset, oversikten over ventelistene og økonomistyringen. Da kan vi igjen overholde rapporteringsplikt til sentrale registre. Kort sagt: Alt som vi forventer av et journalsystem i 2023.

Ingen oppgitte interessekonflikter

Dagens Medisin, fra Kronikk- og debattseksjonen i 04-utgaven