Hadde mistet kontrollen - ryddet opp for 3727

Ved inngangen til 2015 hadde Gastrokirurgisk avdeling i kirurgisk divisjon ved Akershus universitetssykehus (Ahus) et etterslep på 3727 pasienter.
Pasientene hadde alle fått fristen sykehuset selv hadde satt for medisinsk utredning, behandling eller poliklinikkbesøk, brutt. Dette er den såkalte tentative fristen som sykehuset selv setter.

– Dette er pasienter som vurderende lege har satt en frist til, og vi hadde ikke klart å innfri disse fristene, forteller avdelingssjef og overlege Geir Arne Larsen ved avdelingen.

«Var ute av kontroll»
– På dette tidspunktet var ventelistene ute av kontroll. For, hadde vi hatt kontroll, ville vi ikke ha hatt etterslep. Det var en kjempeutfordring. Samtidig hadde vi en gjennomsnittlig ventetid på 315 dager – som kjent er måltallet i Helse Sør-Øst på 65 dager. Mange hadde altså ventet lengre enn dette: 770 pasienter hadde ventet i mer enn ett år. Vi anså også situasjonen for å være slik at kreftpasientene hadde kortere ventetid, noe som betyr at de gjenværende ventet enda lengre.

Ifølge Larsen var dette en håpløs situasjon for pasienter som skulle til kontroll, eller som per definisjon ikke hadde en alvorlig situasjon.

– Det var et kaos uten like med uoversiktlig listeføring. Mye av jobben dreide seg om å få merkantil kontroll, forteller Larsen.
Som Dagens Medisin skriver, bryter norske sykehus sine egne frister for over 160.000 pasient-avtaler.

«En knallhard runde»
Larsen tok over som avdelingssjef i oktober 2014, og fikk tallene etter tre måneder.

– Da måtte vi også gjennom en knallhard runde: Sykehusets økonomi tilsa at vi måtte redusere legestaben med to leger. Vi fikk hjelp fra Sykehuspartners innsatsgruppe for poliklinikker, og vi foretok en omstilling av merkantil tjeneste: Mens vi tidligere hadde sykepleiefaglig leder av de merkantile ressursene, fikk vi nå en merkantilfaglig leder. Videre omorganiserte vi legetjenesten i fire faggrupper fra tidligere to store enheter. Vi videreutviklet detaljplanleggingen, som «hvem gjør hva den dagen?», og så videre. Vi jobbet overordnet i helseforetaket for å utvikle aktivitetsanalyseverktøy som gjør det enkelt å se ventetid og etterslep. Slike styringsverktøy er svært viktige, og sammen med Sykehuspartner fikk vi poliklinikken under kontroll.

Planlegger langt frem

– Status per midten av oktober er at vi har fått ned etterslepet fra 3727 til 386, og gjennomsnittlig ventetid har gått ned fra 315 til 44 dager. 65-dagersventetidstallet er et gjennomsnittstall: Noen har ventet lengre uten at det er noe problem. Det som er avgjørende, er at behandlingen eller kontrollen skjer innenfor den medisinske fristen. Omorganiseringen er gjort med tanke på flyt-effektivitet i forløpene: For eksempel skal pasientene få time til kontroll i hånden når de skrives ut. De vet da hvilken dag, tid og hvilken kirurg de skal til. Det samme gjelder henvisning til første kontakt: Det som tidligere var et ventebrev, har nå dato for dag, tid – og kirurg. Pasienten som kommer tilbake til kontroll, skal komme til samme kirurg de ble operert hos.

– En forutsetning for dette er å ha planlegging av arbeidslister minimum seks måneder frem i tid.

– Hvilke reaksjoner fikk dere fra legene på dette?

– Det er uvant å planlegge så langt frem i tid. Sommerferien for 2017 skal for eksempel være ferdig planlagt allerede i desember. Det er en omstilling for legestanden å venne seg til dette, men vi får igjen i andre enden. Pasientene blir mer fornøyde og arbeidsdagene mer forutsigbare, sier han.

Kreftpasienter med tilbakefall

– Et etterslep som det vi hadde, viser at ting hadde gått for langt, konstaterer Larsen.

– Vi fant ut at mange av pasientene var registrert feil, at det ikke var reelle ventetider. Vi trodde det var slik, men vi visste det ikke. Det er en veldig ubehagelig situasjon å være i. Du kan tro og mene, men du vet ikke. Under oppryddingen så vi at noen kreftpasienter burde ha vært kalt inn tidligere: Det var heldigvis bare noen få pasienter der det var påvist tilbakefall av kreften. Det var veldig mye rot i systemet, noe som ikke ga oss kontroll på om enkelte pasienter var i denne kategorien.