Kunnskapstipset: Få kontroll på samarbeidet!

Hans Petter Fosseng
Programmer installert på datamaskinen kan by på problemer når du arbeider sammen med andre om samme innhold. Epost med vedlegg brukes mye, men det skal ikke mange eposter til før dette skaper uoversiktlige forhold.
Fordeler med nettverktøy
Programmer du bruker gjennom nettleseren, er nyttige alternativer til programmer installert lokalt på datamaskinen. Det eneste du trenger, er tilgang til internett.
I slike nettverktøy kan du selvsagt jobbe med innhold alene, men først og fremst er programmene nyttige i forbindelse med samarbeid. Du styrer selv hvem som kan se eller redigere innholdet. Programmene har innebygd versjonskontroll, som tar vare på alle endringer og fører logg over hvem som har gjort hva. Nettprat og kommentarmuligheter er gjerne integrert slik at diskusjoner kan skje parallelt med selve innholdet.
 Alt lagres på internett, og du får tak i innholdet så lenge du har tilgang til en hvilken som helst datamaskin med nettilknytning.
Kontorprogrammer på nett
For eksempel er det mange som bruker Googles nettbaserte gratisprogrammer.
Google dokumenter (Google Docs) er relevant for norsk helsepersonell - med tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy og mulighet til å lage spørreskjemaer.
Zoho er en annen tilbyder av nettbasert programvare. I tillegg til tekstbehandling og samarbeid om innhold tilsvarende Google dokumenter, har Zoho blant annet også wikiløsning, prosjektverktøy og personal- og kundesystemer for bedrifter.
Microsoft Office Live Workspace gir deg nettversjoner av Word, Excel og PowerPoint. Også her er samarbeidsfunksjonalitet kjernen. I tillegg kan du synkronisere nettversjonen med Office-programmer lokalt på datamaskinen.
Andre aktuelle tilbydere er Acrobat.com og 37signals.
Samarbeid i sanntid
Google Wave er et nettbasert samarbeidsverktøy som gir brukerne muligheten til å utvikle og dele innhold i sanntid. En «bølge» i Google Wave kan både være en konversasjon og et dokument, hvor brukerne diskuterer og arbeider sammen ved bruk av blant annet tekst, foto og video.
Et eksempel på bruk kan være idémyldring i sanntid med en gruppe som ikke befinner seg i samme rom.
Forholdsregler
En ulempe ved bruk av slike verktøy kan være at alt er lagret «i skyen», det vil si på servere på Internett du selv ikke har kontrollen over. Som innholdseier bør du derfor ta sikkerhetskopier med jevne mellomrom.
I tillegg bør du sjekke hvilke rettigheter du har til eget innhold, og hvilke rettigheter tjenestetilbyderen eventuelt påberoper seg over innholdet ditt.
Nyttige ressurser:
37signals: www.37signals.com
Acrobat.com Online Office Applications: https://acrobat.com/?page=tab5
Google dokumenter: http://docs.google.com
Google Wave: http://wave.google.com
Microsoft Office Live Workspace: http://workspace.officelive.com
Zoho: www.zoho.com
Kunnskapstipset, Dagens Medisin 01/10