Sender 13.000 papirhenvisninger mellom avdelinger

Dagens Medisin har tidligere i år dokumentert at henvisninger som ekspederes fra lokalsykehus til Oslo universitetssykehus (OUS), ikke kan sendes elektronisk – og bruker opptil flere dager i posten for å komme frem.

Klinikkleder Hans-Jørgen Smith ved Klinikk for radiologi og nukleærmedisin ved OUS bekrefter overfor Dagens Medisin at heller ikke interne radiologiske henvisninger ved OUS er digitale ennå.

– Jeg vil tro vi er de siste som ikke har elektroniske henvisninger i Helse Sør-Øst. Vi har hatt dette på ønskelisten siden vi fikk DIPS i 2014, men det har ikke helt nådd opp i investeringsbudsjettet. Selv om det ikke er kommet inn på budsjettene i år heller, har vi en god kommunikasjon med sykehusledelsen, så vi har stor tro på at vi skal klare å få elektroniske henvisninger i løpet av året, sier Smith.

Det pågår imidlertid nå et pilotprosjekt med elektroniske henvisninger, som startet i fjor og som prøves ut ved tre avdelinger på Ullevål og Rikshospitalet.
– Vi har funnet forbedringsområder i pilotprosjektet før vi tar dette i bruk i fullt omfang, sier Smith.

13.000 papirhenvisninger
I løpet av 30 dager blir det utført cirka 18.000 henviste radiologiske undersøkelser ved OUS Ullevål, og 98 prosent av alle radiologiske henvisninger ved OUS er interne.

Dette opplyser seksjonsleder Irena Sahpazidis ved Seksjon for kontor på Radiologisk avdeling ved OUS.

Av de om lag 18.000 henvisningene er cirka 13.000 papirhenvisninger. I løpet av et år blir dette cirka 150.000 papirhenvisninger.

3622 henvisninger de siste 30 dagene var halvelektroniske. Det betyr at legene fyller ut en elektronisk henvisningsblankett som ligger i DIPS, men at disse må skrives ut og håndteres videre på lik linje med papirhenvisninger fordi skjemaet ikke kommuniserer med det elektroniske systemet til radiologisk avdeling.

1469 henvisninger siste måned var elektroniske og inngår i det pågående pilotprosjektet. De øvrige er rene papirhenvisninger og utgjør 72 prosent av samtlige henvisninger.

I rørpost
De fleste papirhenvisningene ved OUS Ullevål går i rørpost, eller blir personlig levert til radiologisk servicekontor/ekspedisjon, eventuelt ringes inn og fakses hvis det haster. Dette bekreftes også av flere avdelinger på Ullevål som Dagens Medisin har kontaktet.

Ved radiologisk servicekontor/ekspedisjon skrives halvelektroniske henvisninger ut, stemples «mottatt», registreres inn elektronisk med data og skannes inn i det elektroniske radiologisystemet. Dette er samme, tungvinne prosedyre som ved papirhenvisninger.

Radiologene leser derimot henvisningene på skjerm.

– Så mange klinikere opplever nok at henvisningene er elektroniske, kommenterer Sahpazidis.

Doble henvisninger
Halvelektroniske løsninger skaper ytterligere merarbeid: Blanketten i DIPS i de halvelektroniske henvisningene skal egentlig bare brukes på Ullevål og har ingen avkryssingsmulighet for andre sykehus i OUS.

Likevel skjer det at leger ved Aker, Radiumhospitalet eller Rikshospitalet benytter skjemaet.

– Hvis legene ved andre lokalisasjoner bruker denne halvelektroniske løsningen, må kontormedarbeiderne her på Ullevål prøve å fange det opp og kontakte kontor på radiologisk enhet ved riktig sykehus. Blir henvisningen skrevet ut og levert, foreligger det to henvisninger for én og samme pasient: Én levert elektronisk til Ullevål og én levert manuelt på Rikshospitalet.

– Dette skjer ganske ofte, og da har vi problemer med doble henvisninger som kan føre til at pasienten innkalles til to undersøkelser. Det halvelektroniske systemet fungerer derfor ikke på tvers av sykehusene i OUS, konstaterer Irena Sahpazidis.

Et spørsmål om sikkerhet
Seksjonslederen mener digitalisering først og fremst handler om sikkerhet.

– Når informasjon går fra ett helelektronisk system over til et annet system, vet du at det har kommet frem, at det er lagt på riktig pasient – og at det er et oppfølgingssystem som fungerer. Og når opplysninger må registreres manuelt, øker risikoen for feilregistrering.

– Hvor mye tid taper pasientene på systemet?

– Polikliniske henvisninger som kommer i helgen, blir registrert først på mandag, men generelt betyr nok dette ikke noen særlig forsinkelse for pasientene. Elektroniske henvisninger kommer rett inn i systemet til dem som har vakt, slik er det ikke for manuelle og halvelektroniske henvisninger, sier Sahpazidis.

Én fordel
Hun mener det er én fordel med papirhenvisninger.

– I dagens elektroniske løsning som prøves ut, er det ikke mulig for sekretær og pasientkoordinator ved avdelingen å legge til informasjon på henvisningen for pasienter som skal ha en radiologisk undersøkelse som skal samordnes med en poliklinisk time ettersom henvisningen går rett fra henvisende lege til røntgen. Dette angis gjerne på papirhenvisninger etter at legen har fylt ut.

– Vi har manuelle rutiner for å sjekke dato for den polikliniske timen. Men dette er liten jobb sammenlignet med alt annet ekstraarbeid med papir- og halvelektroniske henvisninger, legger Sahpazidis til.

«Ingen kontroll»
Hans-Jørgen Smith peker også på at selv om radiologisk servicekontor kan spare tid på elektroniske henvisninger, vil det bli mer jobb for personalet å overvåke meldingsflyten elektronisk for å kontrollere at henvisningene har kommet frem.

– På den annen side har vi jo ingen kontroll når henvisningene ikke sendes digitalt.

– Forlenger dagens system ventetiden for pasientene?

– Jeg tror ikke det. Når det haster, ringer legen eller leverer henvisningen til oss. Men dagens system er et system med svakheter. Manuelle henvisninger kan være vanskelige å tyde, og legene bruker mer tid på å skrive manuelle henvisninger. Elektroniske henvisninger blir et sikrere system ut fra et pasientsikkerhetsperspektiv, poengterer Smith.