Dette gjorde danskene feil da de innførte felles journal

OSLO (Folkets hus): Dette er det klare rådet fra Leif Panduro Jensen, leder for den danske Sundhedsplatformen.

Jensen var ærlig om feilene de begikk under innføringen av det felles journalsystemet i to danske regioner, da han holdt innlegg på Norsk sykehus- og helsetjenesteforenings (NSH) helselederkonferanse fredag.

Han understreket at han fortsatt er «grunnleggende positiv» til Sundhedsplatformen, men beskriver innføringen av den som kaotisk.
Systemet har fått massiv kritikk i årevis, og danske medier har rapportert hyppig om problemene det har skapt for legene og andre brukere. Danske politikere har også tatt til orde for å skrote hele systemet. Den danske helseministeren kom i høst med en siste advarsel om systemet.

Nylig viste en undersøkelse blant overlegene i Region Sjælland, at på 12 av 13 områder har overlegene fått flere oppgaver enn de hadde tidligere, og at tidsforbruket ved PC-en gjør at de kan møte 17 prosent færre pasienter, ifølge politiken.dk.

Det er den amerikanske leverandøren Epic, som har levert Sundhedsplatformen. Epic er også leverandør av den norske Helseplattformen, som innføres i Helse Midt.

Innføringen av Sundhedsplatformen var også et svært kultur- og organisasjonsendringsprosjekt. 44.000 brukere skulle læres opp.

Under innføringen ble behandlingsforløpene forsinket og de ansatte jobbet langsommere.

Kulturforskjeller
Jensen viser til at en del av de negative historiene og episodene også må tillegges kulturforskjeller og for eksempel hva man fra før var vant til. 

En av ulempene var at man mistet spesialtilpassinger man hadde gjort med de ulike systemene gjennom mange år:

– Tidligere var det over 30 systemer, systemene datt ofte ned, og pasientenes data var ikke samlet ett sted. Men - selv om det var mange systemer, så innebar det også at leger og sykepleiere var vant til å jobbe elektronisk, og at de systemene de var vant til, var fullstendig tilpasser til de enkelte funksjonene. Det var ikke Epic.

– Mange leger og sykepleiere husker derfor hvor godt tilpasset det gamle systemet var, og dermed hvor mye tilpasning de mistet med dette nye.

– Den første feilen vi gjorde, var at når vi skulle sette opp systemet, så involverte vi en masse brukere og leger som skulle beskrive arbeidsflyten; Hver spesialitet skulle beskrive fem – seks ulike pasientforløp, og hvert forløp ble kokt ned til bare fem-seks trinn. Men slik er ikke virkeligheten for en lege. Og de som skulle programmere dette var ikke leger, så da systemet skulle settes opp manglet det klinisk involvering.

– Skulle vi gjort dette på nytt, så skulle leger, sykepleiere og programmerere sittet sammen og bygget dette i små skritt, sa Jensen.

– En veldig stor feil
Under utrulling av systemet på sykehusene i 2017 ble det skikkelig ille, fortalte han.

– Her gjorde vi en veldig stor feil. Den første versjonen av journalsystemet var så dårlig, at noen av sykehusene nesten gikk i streik. I løpet av halvannet år ble det bygget opp en massiv motstand fra legene. Systemet underbygget ikke arbeidsprosessene deres. Vi undervurderte hvor komplekst det var at systemer skulle snakke sammen, og mange av systemene som Epic skulle samarbeide med, var for gamle, som for eksempel røntgensystemene.
– Vi satte 452 mennesker til å gjøre jobben. Disse ble definert som IT- folk. Så allerede da vi gikk i drift, hadde vi gjort det til et IT-prosjekt.

– Det var ikke så mye fokus på hva man helt der ute hos pasienten hadde behov for. Det var ikke det at vi ikke hadde snakket om det, men i alt kaoset endte det med at vi falt ned i IT-grøften. Det var en stor feil, sa Jensen.  

–  Mange år etterpå leser vi jo kritikken i avisene. Oppsummert så trodde vi at vi skulle bygge noe stort og fantastisk. Opplevelsen i dag er at det er vanskelig å finne sin vei i systemet. Det handler også om forventningene man har til ny teknologi.

– Vi regnet med å være i «frustrasjonens dal» i et halvt år. Vi ble der i tre, sa han.

Mye er blitt bedre, sier Jensen, og la til at Sundhedsplatformen også er en suksess på flere områder.

–  Oppetiden på systemet er fenomenal, og alvorlige feil løses raskt, blant annet.