Opplæring av 18.000 sluttbrukere er i gang

– Alle vi har hatt inne til opplæring disse første dagene har vært engasjerte og på hugget, forteller Christine Cecilie Foss.

Hun er helsesykepleier og én av 22 opplæringsansvarlige i Helseplattformen. Sammen med fagfolk fra ulike deler av helsevesenet, har hun utviklet opplæringsmateriell som er tilpasset ulike yrkesgruppers virkelighet og arbeidsflyt.

De opplæringsansvarlige har lært opp om lag 130 instruktører som er frikjøpt fra sine stillinger i helsevesenet for å være lærere. Instruktørene startet denne uka med å lære opp 2600 superbrukere.

I neste omgang skal superbrukerne være assistenter når instruktørene går løs på den store oppgaven med å sørge for at i alt 18.000 helsearbeidere behersker Helseplattformen-løsningen.

Forberedelser og opplæring

– Jeg kjente at jeg var skikkelig spent da startskuddet for opplæring av superbrukerne gikk. De er superviktige, også for å spre kunnskap blant sine kolleger om hvilke samhandlingsmuligheter som åpner seg gjennom Helseplattformen. Instruktørene, som skal lære opp superbrukere og sluttbrukere, er helsepersonell alle sammen, men imponerende gode til å undervise, sa Foss da Dagens Medisin besøkte opplæringslokalene dagen etter oppstart.

Seksjonsleder og sykehuslege Trude Basso har ledet arbeidet med å skape en overordnet forståelse for hva som faktisk blir annerledes med Helseplattformen.

– Ved siden av at vi får felles journal internt i helsetjenesten, er de to aller viktigste endringene overgangen til strukturert journalføring og det at vi får én samlet løsning for pasientadministrasjon og pasientopplysninger, sier hun.

Konkret opplæring i systemet er én ting, forståelse for hovedprinsippene og for det store bildet er noe annet. Helseplattformen skiller derfor mellom forberedelser og opplæring.

Forståelse viktig for motivasjon

For å starte en modningsprosess før opplæringa kunne ta til, laget Helseplattformen slides og videoer som ledere kunne bruke på morgenmøter, fagdager og avdelingsmøter. På denne måten har fremtidige sluttbrukere fått en introduksjon til viktige begrep som standardisert terminologi, strukturert journal, sanntidsdokumentasjon, virkestoffordinering og lukket legemiddelsløyfe for å nevne noe.

– Vi har prøvd å jobbe langsiktig og lukke kunnskapshull på veien. Det er veldig viktig at vi greier å få brukerne til å forstå hvordan systemet virker og hvilke gevinster de kan hente ut av det, slik at de blir motivert til å legge om arbeidsflyten. Ellers risikerer vi at vi har kjøpt oss noe fint, uten å få utnyttet det. Det har vi sett eksempler på i andre land, og vi jobber målbevisst for å unngå at det skjer hos oss. Tilbakemeldingene tyder på at folk har satt pris på de lett tilgjengelige formidlingsressursene, og vi ser at de blir mye brukt, sier Basso.

De ivrigste først

– Vi må anta at vi møter de mest engasjerte og ivrigste brukerne først, i og med at dette er folk som har meldt seg som superbrukere. Det kan sikkert bli mer blandede reaksjoner etter hvert. Men foreløpig har vi sett mye glede, sier opplæringsansvarlig Foss på dag to med klasseromsundervisning. Hun forteller om samme opplevelse under piloter de har kjørt.

–  «Jeg får helt frysninger når jeg ser hvor mye nyttig pasientinformasjon vi får tilgang på» utbrøt en lege som deltok på legevaktpiloten. Det sier noe om hvilken forandring dette kan bli i hverdagen, sier Foss, som i likhet med kollega Amanda Verpeide har opplæringsopplegget til sykepleiere som skal jobbe med ikke-inneliggende pasienter som sitt ansvarsfelt.

– Det er en del å sette seg inn i, men vi hører til gjengjeld mange «wow - går det an?», sier Verpeide, og åpner døra inn til et klasserom fullt av sykepleiere som jobber på poliklinikk. En instruktør tar dem gjennom arbeidsoppgavene steg for steg. Øvinga foregår i en treningsbase, der alle pasientene og deres helsehistorikk er bygd opp for anledningen.

– Det går ikke an å ta livet av noen i treningsbasen, så her kan brukerne trygt trykke på knapper og finne ut av de ulike funksjonene. Å lære seg å navigere i systemet er litt krevende, men veldig viktig. Når du først er over den bøygen og har lært å orientere deg, er det lett å søke og lett å finne frem, sier Verpeide.

2000 kursarrangement

Alle har gjennomført til sammen to timer med e-læringskurs før de kommer til klasserommet og har dermed allerede hatt sitt første møte med skjermbildene i Helseplattformen.

Ulike yrkesgrupper har ulik tilgang til systemet og møter en skjerm som er tilpasset deres arbeidsflyt. Det er utformet 130 forskjellige kurs til bruk i opplæringa. Noen helseansatte har flere roller og tar derfor flere kurs. Andre greier seg med ett. Undervisninga foregår i 61 klasserom på fire kurssteder, og etter planen skal 2000 kursarrangement avvikles innen utgangen av april. Opplegget medfører omfattende logistikk av teknisk utstyr, tilgangsstyring, kursplaner som er avstemt mot turnusplaner, mat, drikke, lokaler og lærerkrefter.

– I samråd med St. Olavs og Trondheim kommune har vi tilpasset oss smittevernbehovet, og har folk spredt på flere lokasjoner og klasserom enn vi ellers ville hatt. Små grupper med gjennomtenkt sammensetning, stengt kantine og minst mulig opphold i felleslokaler skal sikre at eventuell smittespredning ikke vil få for store konsekvenser, forteller Foss.

Utfordrende bemanningssituasjon

Trude Basso er spent på om sykefravær på grunn av korona kan komme til å spenne kråkfot på opplæringsplanen, som legger opp til at en mer ustrukturert øveperiode skal etterfølge det obligatoriske opplegget. Alle skal gjennom fire til seks timer med øvelser etter klasseromsundervisninga, men ideelt sett bør de få tid til å trene mer på å bruke sitt nye verktøy.

– Bemanningssituasjonen gjør det hele vanskeligere. Hvis sykefraværet blir veldig høyt, vil det bli krevende for ledere å prioritere de ansattes behov for egentrening i Helseplattformen, erkjenner hun.

Når 18.000 brukere skal få opplæring, må opplæringsperioden nødvendigvis foregå over en litt lengre periode. Ansatte som tar et kurs tidlig i februar, kan ha glemt mye før utgangen av april. Basso mener at det er særlig viktig at de som er først ute får mulighet til å holde seg varme i trøya ved å være innom treningsbasen av og til.

– Det er et usikkerhetspunkt hvor godt det lar seg gjennomføre, men viljen til å prioritere dette er sterk blant lederne både i kommunen og på sykehuset, sier hun.

Opp i marsjfart med parallell journalføring

Helseplattformen tas i bruk 30. april, men skal utvikles videre også etter dette, med nødvendige forbedringer og planlagte utvidelser. Noen deler er mer kritiske å ha på plass fra første stund enn andre, og opplæringa tar høyde for dette.

– Det blir øvd ekstra mye på utvalgte arbeidsflyter som er særlig utfordrende eller som det er særlig viktig å jobbe effektivt i fra første stund, sier Basso.

Det kan handle om prosedyretunge fagområder der flyten påvirker pasientsikkerheten direkte, eller det kan dreie seg om arbeidsoperasjoner som gjøres i så stort volum at treg arbeidsflyt vil ha store følger. Ekstraøvinga kalles parallell journalføring, og skal bidra til at brukerne kommer opp i marsjfart slik at de kan løse disse oppgavene på en fullgod måte fra første dag med Helseplattformen.