Tok i bruk nytt journalsystem under pandemien

7. mars i år gikk alle somatiske enheter i Helse Bergen fra å bruke journalløsning i DIPS Classic til å bruke nytt journalsystem, DIPS Arena.

– Dette har vært en kjempesvær endring. Med opp under 9000 brukere som skal bytte til et system av svært høy kompleksitet. Dette er avansert software med omfattende tilgangsstyring. Det er som å bytte motor på et fly, mens man flyr, uttalte Eivind Hansen, administrerende direktør i Helse Bergen til DIPS sin nettside i mars.

Overgangen gikk bedre enn ventet

Jan Stavenes, lege i spesialisering i akutt- og mottaksmedisin, forteller til Dagens Medisin at det var en del forberedelser i forkant, men at det ikke var en veldig stor overgang.

– Det ble brukt mye tid på opplæring og det var stor ståhei, men det var ikke en voldsom overgang. Det ble funnet og rettet en del feil og treghet i systemet. Totalt var det bedre enn forventet.

Legen sier man på mottaket hadde bemannet opp fordi de forventet å bruke mer tid foran skjermen enn normalt.

– De største feilene ble tatt tidlig. Det gamle systemet var modent for utskiftning.

Han sier de fleste nå er fornøyd og synes det går greit med det nye systemet.

Vidar Johansen, utvikler i DIPS sier de har fått overraskende bra tilbakemeldinger etter overgangen til nytt system.

– Jeg personlig synes det har gått på skinner. De ansatte Helse Bergen har vært ekstremt flinke til forberedelse, opplæring og til å være i forkant når det gjelder å bemanne opp ved overgangen. Det dukker alltid opp feil ved en slik overgang, de retter vi så fort vi klarer.

BESØK: Philipp Aaholm (lege i spesialisering, Helse Bergen), ) og Jan Stavenes (lege i spesialisering, Helse Bergen) hadde besøk av blant andre Vidar Johansen (utvikler, DIPS) og Erling Moxnes Kristiansen (utvikler, DIPS). Foto: Øystein Fykse/Helse Bergen

Mer brukervennlig

– Stavenes, hvordan er det å jobbe i det nye systemet versus det gamle?

– Det er annerledes. Det er et nytt brukergrensesnitt. Ting er mer logisk plassert, og det er flere forbedringer. Dessverre går det noe tregere enn det vi hadde ønsket oss. Det handler nok både om gamle rutiner, at klikkingen ikke går like raskt for oss og at systemet ikke går like raskt. Det er det en del som irriterer seg over.

Av fordeler trekker Stavenes frem digital sykemelding og andre skjema som er i systemet og at søkefunksjon er forbedret.

– Det er helt klart mer brukervennlig. Når man får opp farten blir det bra.

Observerte klinikeres arbeidshverdag

Den 15. og 16. juni var DIPS på besøk i akuttmottaket på Haukeland. Bakgrunnen for besøket var at det i Helse Vest fremdeles brukes det Stavenes beskriver som et gammel og tungvindt eResept-system.

– Det er vi lite fornøyd med. Vi er med i piloteringen av Pasientens legemiddelliste hvor det er meningen at elektroniske legemiddellister enkelt kan sendes mellom alle aktører. Derfor inviterte vi dem opp for å høre hvilke alternativ de jobber med.

Stavenes forteller at flere av utviklerne i DIPS aldri hadde vært på sykehuset og sett hvordan man jobber, dermed fikk de også brukt notatblokken under besøket.

–  Jeg tror enkelte fikk noen aha-opplevelser, blant annet om hvor mye man hopper fra oppgave til oppgave og går rundt, at man sjeldent sitter ned på samme sted.

– Nyttig besøk

Johansen sier at noe av grunnen til at det har gått bra er at de har kunne dra på sykehuset og blitt med i møter hvor beslutninger tas i hverdagen for å kunne tilpasse systemet best mulig til klinikernes hverdag.

– Målet er å gjøre distansen fra utvikler til bestiller og sluttbruker så kort som mulig. Vi ønsker å involvere brukerne i utviklingsprosessen. Vårt mål er «brukerenes EPJ», da må vi ut og inkludere dem, sier Johansen til Dagens Medisin.

Om møtet på Haukeland hvor Johansen og kolleger ble invitert til akuttmottaket for å se hvordan det arbeides, sier Johansen:

– Det var veldig nyttig. E-resept inneholder mye personsensitiv informasjon, slik at å besøke sykehusene er eneste mulighet for oss å se hvordan dette faktisk benyttes.

– Hva lærte dere på besøket?

– Det viktigste for meg som utvikler er å forsøke og forstå hvordan klinikerne tenker når de jobber. Det er vanlig med tilbakemelding om at «vi vil ha det slik», men det er ikke alltid nødvendigvis den beste løsningen. Sluttbrukere av et produkt vet ikke nødvendigvis hva de vil ha.

Forbedringer basert på besøk

Utvikleren sier at det er grunnen til at de først er interessert i hvordan legene tenker i sitt arbeid.

– Først da kan vi lage de virkelig gode systemene. På dette besøket fikk vi gode tilbakemeldinger om hvordan de skriver ut legemidler. Måten legemiddelkatalogen vi benytter er strukturert er ofte forskjellig fra legenes tankerekke og prosess, og her kan vi gjøre store forbedringer.

Han forteller at DIPS har en slik løsning i systemet som Helse Bergen har gått vekk fra og at de jobber med en løsning i det nye systemet.

– Men når det gjelder e-resept er det ekstremt mange krav vi må oppfylle før vi får lov av staten til å ta løsningen i bruk i produksjon. 100 prosent av funksjonaliteten må implementeres først.

Johansen sier kravene i utgangspunktet er tiltenkt system for fastleger.

– De jobber på en helt annen måte enn sykehuslegene.

E-reseptløsningen til det nye systemet skal Helse Nord ta i bruk til høsten. Helse Vest har ikke avtale med DIPS om løsningen per nå, opplyser Johansen.