Epic stiller mannsterke for å bistå når St. Olavs går live med Helseplattformen

HELLERUDSLETTA (Dagens Medisin): Natt til lørdag, klokken 03.00, går St.Olavs hospital live med Helseplattformen, sammen med seks kommuner i Midt-Norge.

I forkant av overgangen har Helseplattformen fått kritikk og møtt mye motstand. Ansatte ved flere avdelinger på St. Olavs har den siste tiden uttrykt sterk bekymring for hva som vil skje når sykehuset tar i bruk den nye journalløsningen.

Tillitsvalgte ved Kreftklinikken har sendt bekymringsmelding til ledelsen fordi de ansatte er bekymret, blant annet for at det kan forekomme feil ved systemet som benyttes for å bestille og gi kjemoterapi til pasienter.

Stiller med en hær av ansatte

Til svar på kritikk som sier at Epics løsning er utdatert og gammeldags sier Kate Cubick, implementation executive i Epic, at det hele tiden jobbes for å møte kundens behov.

– Vi har flere tusen utviklere som hver dag jobber for å tilpasse og forbedre systemet og programvaren til våre kunders ønsker og behov, og til beste praksis.

Epic har til vanlig 24 ansatte i Trondheim. Det opplyste Rachel Kantosky om under sesjonen «'Én innbygger – én journal i Trondheim kommune» på kongressen E-helse i Norge (EHiN).

For å bistå når St. Olavs hospital og seks kommuner går live med Helseplattformen, vil det være 300 Epic-ansatte i Trondheim.

– Sammen med Helseplattformen er vi her for å støtte dem. St. Olavs og de seks kommunene har lært opp flere hundre superbrukere, og Helseplattformens ansatte er klare sammen med sine instruktører, sier Rachel Kantosky, innføringsleder i Norge og Trondheim, til Dagens Medisin.

Kate Cubick, implementation executive i Epic, sier deres ansatte vil være klare til å bistå på sykehuset og i kommunene.

– Det vil være en hær av ansatte til å bistå ved St. Olavs og i kommunene som går live. De vil gå med vester på sykehuset slik at helsepersonell som trenger hjelp kan tilkalle dem.

Kantosky sier det alltid vil være slik at ved overgang til nytt system så identifiseres ting som man ikke har klart å forutse.

– Det er en del av prosessen og er grunnen til at vi får på plass et så stort team her til go-live.

Livslangt partnerskap

Kantosky sier de 300 tilreisende Epic-ansatte blir værende i Trondheim i to ukers tid etter overgangen.

Epics «support-team» som er basert i Bristol kommer til Norge, i tillegg til ett par hundre fra USA.

Etter disse ukene reiser de hjem og Epic vil følge opp i samarbeid med Helseplattformen.

– Det er en reise, det krever opplæring og samhandling med alle parter. At folk deltar på opplæring og får hjelp med personlig oppsett er viktig for at de skal bli fornøyde.

Epics representanter på EHiN sier at selv om antallet personer i Trondheim nedskaleres så vil det være muligheter for sluttbrukere til å få god hjelp og oppfølging, blant annet av «support-teamet» der de fleste er basert i Bristol, England.

Greg Larson, regional executive Europe, sier selskapet har forpliktet seg.

– Vi anser dette som et livslangt partnerskap og er forpliktet til at dette skal fungere.

Her kan du lese alle Dagens Medisins saker om Helseplattformen.

– Det sa ikke pang

Torbjørg Vanvik, administrerende direktør i Helseplattformen, delte erfaringer og sine tanker om oppstart på St. Olavs hospital under samme EHiN-sesjon onsdag. 

– Jeg var mer bekymret da vi gikk live 7. mai i Trondheim kommune.

Mer presist gikk kommunen live klokken 03.00 natt til 7. mai i år. Direktøren spurte og svarte:

– Sa det pang? Nei, det gjorde ikke det.

Hun refererte til overgangen som en integrasjon som kom på plass.

Vanvik holdt innlegg om Helseplattformen også på fjorårets EHiN-kongress, og sa onsdag at hun tror enda mer på Helseplattformen nå enn da.

– Fordi nå har vi begynt å realisere og begynt å få det til. Vi ser at vi får det til. Ja vi har utfordringer. Men ingen hadde vel trodd at dette kom til å være enkelt?

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Torbjørg Vanvik, administrerende direktør i Helseplattformen, på årets EHiN-kongress. Foto: Michael Chr. A. Simonsen

Ikke bekymret

Vanvik viste til trykket som har vært på helsevesenet og sykehus rundt om i landet, og på St. Olavs, gjennom pandemien og i sommer.

– Men det handlet ikke om Helseplattformen. Det handler om mangel på kvalifisert personell.

Hun sa at nå har Helseplattformen, Epic og St. Olavs fullt fokus på forberedelser og klargjøring, og spøkte om at Epic stiller med så mye støttepersonell til overgangen at morsmålet kan bli engelsk.

Direktøren sa at hun er helt rolig i forkant av overgangen fordi Helseplattformen har gjort det én gang før og fordi Epic har gjort det flere hundre ganger.

– Det er betryggende å se det apparatet som settes i gang nå.

Noe av forberedelsesjobben som gjøres nå, er blant annet manuell migrering før overgangen skjer. Det betyr at alle fremtidige pasientavtaler på St. Olavs hospital, manuelt legges inn i Epic-løsningen.

– Det betyr at man lærer seg løsningen når man gjør det, sa Vanvik.

Det er en jobb som også gjøres i kommunene som går live på lørdag. Data som ligger i dagens systemer, overføres til Epic-løsningen.

Totalt har Helseplattformen lært opp 20.000 sluttbrukere i systemet, fordelt på St. Olavs hospital, Trondheim kommune og de seks kommunene som går live på lørdag, samt i helse Nord-Trøndelag.

Med overgangen er mange oppgaver standardisert, ifølge Vanvik, som sa at det innebærer at arbeidsoppgaver endres.

– Noen andre tar kanskje deler av oppgaver man har hatt før, kanskje man må legge inn mer informasjon slik at neste ledd i behandlingsrekken har den informasjonen de trenger, det er en del av endringene som nå skjer. Vi må øve, øve, øve før vi går live. Det gjør vi nå.

To måter å uttrykke ansvarsfølelsen på

40 av 66 kommuner i Midt-Norge er nå i gang med innføring av Helseplattformen. Direktøren sa at det hadde ikke vært mulig uten Trondheim kommune.

– Uten Trondheim kommune hadde vi ikke fått til dette i Midt-Norge, uten en så stor kommune med de musklene og den viljen som finnes der, hadde vi ikke klart å realisere en felles journal for helsetjenesten.

Vanvik erkjente at det har vært mye diskusjoner om Helseplattformen, og viste blant annet til at det har vært arrangert fakkeltog mot journalsystemet. Direktøren spurte hva dette egentlig er uttrykk for, og svarte på eget spørsmål:

– Dette er uttrykk for helsearbeidere med en enorm ansvarsfølelse. De tenker på pasientene, og er svært opptatt av at det skal gå bra med pasientene. Den usikkerheten som knyttes til det, den må vi ta på største alvor.

Hun viste til at en annen måte helsearbeidere har uttrykt dette på er å bidra til utvikling av løsningen.

– 400-500 har bidratt til utvikling av løsningen. Det er den samme ansvarsfølelsen. De tar et enormt ansvar for at dette skal bli en god løsning for innbygger og pasient.

Opprinnelig skulle St. Olavs hospital gå live sammen med Trondheim kommune i mai, den planen ble endret.

Endrer fastlegeløsningen

Direktøren viste til de mange leserinnlegg og oppslag som har vært om Helseplattformen og Legevakta i Trondheim. Hun viste videre til at for fastlegene er løsningen fremdeles ikke klar.

På sesjonen ble det vist til at 601 av 646 feil eller henvendelser nå er lukket.

Det ble også vist til at utfordringene på Legevakta skyldes mangelfull opplæring, mangelfull intern support og at fastleger bare er på vakt på legevakt et par ganger i måneden.

Nå er en mer effektiv løsning under utvikling, samtidig forbedres nåværende løsning.

– Vi erkjente fort at vi er nødt til å gjøre betydelige forbedringer på fastlegeløsningen og deler av det som ligger i Legevakt, sa Vanvik om fastlegeløsningen.

Hun sa at man er i gang med det arbeidet og at sammen med Epic jobber de med å få på plass en god løsning. Det er ikke klart når det arbeidet er ferdig.

Rachel Kantosky i Epic erkjenner også at fastlegeløsningen har hatt utfordringer.

– Vi har tilpasset basert på spesifikasjoner fra fastleger, men har fått tydelige tilbakemeldinger som vi nå har analysert grundig. Vi jobber med å finne en ideell fastlegeløsning. Nå er det noen alternativer på vei.

Dagens Medisin og Norsk helseinformatikk (NHI) er organisert under samme administrative ledelse. NHI har inngått en avtale med Helseplattformen om levering av Norsk elektronisk legehåndbok (NEL) til alle brukere av Helseplattformen.