Slik skal OUS bli bedre på planlegging av operasjoner

Dagens Medisin møter Øyvind Skraastad, klinikkleder ved akuttklinikken på Oslo universitetssykehus, og en partner i rådgivningsselskapet KPMG, midt i fellesferien for å prate om et helt nytt innovasjonsprosjekt som OUS skal utvikle sammen med selskapet.

Men det er ikke lokalisering og arkitektur i nytt sykehus som er sakens kjerne. Den debatten er bare støy, ifølge Skraastad.

– Vi trenger uansett et nytt, stort sykehus.

Det er ikke så viktig for ham hvor akuttklinikken og sykehuset ligger. Den store endringen for ham, er at klinikken blir en del av et mer velsmurt maskineri, enn den er i dag.

Mister oversikten

I dag er det nemlig fort gjort å miste oversikten over de planlagte operasjonene. Over 3.000 operasjoner blir i året utsatt under 16 timer før de skulle startet, av uforutsette årsaker. Som at pasienten ikke er tilstrekkelig forberedt til operasjon, manglende utstyr og bemanning av kirurger som er opptatt med andre ting.

Oslo universitetssykehus opererer 54.000 ganger i året. Det er Norges største kirurgiske sykehus. Likevel består planleggingen av bemanning, utstyr, rom og pasientadministrasjon i stor grad av manuelt arbeid.

– Ansatte skal ikke måtte ta en haug med telefoner for å høre og sikre at en pasient er klar for operasjon og at personalet og nødvendig utstyr og infrastruktur er på plass. Men det er hverdagen for de som jobber på sykehuset i dag, sier Skraastad.

Skraastad forteller på innpust og utpust, og tegner på de fire(!) tavlene han har på kontoret sitt.

Han understreker det udekkete behovet for å standardisere, organisere og arbeide målrettet med logistikk og teknologi for styring av pasientflyten i norske sykehus. Virksomheten er viktig, kompleks og stor, og løsningene det pekes på er oftest flere ressurser.

– Vi holder litt på som engelskmennene, da de trakk seg ut av Dunkerque, sier han.

Handler om å redde liv

Klinikklederen drar paralleller mellom hvordan et salig kaos av sivile og militære båter og skip sto for evakueringen av over 250.000 soldater fra Dunkerque i Frankrike sommeren i 1940, og hvordan virksomheten i norske sykehus er satt opp.

– Det var en haug med båter, både sivile og militære i fin uklar kommando. Vi kan jo ansatte tusen fagfolk om vi overhodet hadde dem, men det er ikke hensiktsmessig å svare med betydelig ressursbruk før man ser på tilgjengelig kompetanse og hvordan den er organisert og ledet. Det koster det norske samfunnet store summer å ansette til én million kroner per årsverk, sier han.

Skraastad setter det selvsagt på spissen. Men i likhet med evakueringen av Dunkerque, handler det for klinikklederen på OUS om å redde liv og sørge for at helsevesenets ansatte får best mulig arbeidsforhold.

Prosjektansvarlig og partner i KPMG, Tormod Voje, skyter inn en annen militær analogi:

– Da USA trakk seg ut av Afghanistan, skjedde det på under en uke, og de fikk med seg alt av militært utstyr, sier han.

Dette greide de ved hjelp av digitale hjelpemidler for logistikk. Og det er det OUS og KPMG ønsker å utvikle et system for, som er tilpasset operasjonsvirksomheten i sykehuset.

Hvis vi får det til på den aller mest komplekse og dyreste virksomheten på sykehuset, vil det være enklere å overføre systemene til andre avdelinger også, sier de.

Tormod Voje, partner i KPMG. Foto: Ole Gunnar Onsøien

Kontrolltårnet

Et annet eksempel Skraastad liker å ta opp, er kontrolltårnet på flyplasser. Der sørger tårnet for at alle som jobber på og i nærheten av flystripa vet hva som skjer til enhver tid og ta sikkerhet og produktivitet ivaretas.

Dette er i motsetning til hvordan er lagt opp i dag. Det er denne oversikten som er nødvendig å få på plass både for sikkerhet og optimal ressursutnyttelse.

For å få det til har Oslo universitetssykehus fått 10,8 millioner kroner i støtte fra Innovasjon Norge, for å inngå et såkalt innovasjonspartnerskap. Med seg har de KPMG, ServiceNow og NeoConsulting. Tjenestedesignere i Comte Bureau er også engasjert i prosjektet.

Samarbeidet fordeler risikoen for prosjektet mellom OUS og partnerne, som også selv bidrar med penger inn til prosjektet. Til gjengjeld kan partnerne selge systemet også til andre sykehus, både i Norge og i utlandet, dersom det viser seg å være en suksess.

Målet for det nye systemet er at det skal snakke med alle de ulike delene av organisasjonen som er nødvendig for å gjennomføre drift på operasjonsstuene.

– Det å snakke om drift og effektivisering i et sykehus er litt som å banne i kirken. Det strider mot oppfatningen at sykehuset fortsatt er en fagarena for eksperter.  Koordinering, effektivisering og teamarbeid i et pasientforløp har ikke nådd samme status. Det er litt som å prøve å si til Michelangelo at han må male Det sixtinske kapell på fire uker.  Det er litt upassende å blande inn noe så hverdagslig som drift og logistikk, sier Skraastad.

– Baserer seg på multitasking

I dag planlegger pasientkoordinatorer med ressursene sykehuset råder over i sine virksomhetsplaner.  Her inngår infrastruktur, utstyr, sykepleiere, leger og bemanning som trengs for å gjennomføre de førti tusen planlagte operasjonene OUS gjør i løpet av et år.

De har også oversikten over behovet for operasjoner og ventelister, og sørger for å serve behovet på best mulig måte med de tilgjengelige ressursene.

Etter denne jobben er gjort, er det opp til ukeprogrammøtet midt i uken å bestemme hvem som skal settes opp den kommende uka. Her møtes pasientkoordinatorer, kvalifiserte kirurger og sykepleiere for å gjennomgå pasientene til planlagte operasjoner fordelt dagene.

– En stor ulempe for sykehusdrift er at det i altfor stor grad baserer seg på at særlig legene skal multitaske og må være tilgjengelige for å løse flere oppgaver samtidig.  Det går utover planlegging, koordinering og teamarbeid.  Sykehusdrift baserer seg i for stor grad på at leger kan være på flere steder i løpet av en arbeidsdag i sykehuset og utføre arbeidsoppgaver samtidig, sier Skraastad.

Skraastad mener det er umulig å gjøre alle disse tingene samtidig.  For en kirurg vil det ofte være for få til stede til at disse planleggingsmøtene kan gjennomføres samtidig med at operasjonsprogrammet foregår, det skal være visittrunder og tilsyn på pasienter på sengeposter, steppe inn på poliklinikken og ta imot nye pasienter til øyeblikkelig hjelp, mener han.

Og dermed skjer det at det glipper i planlegging av operasjonsvirksomheten. Det skjer ikke minst når det ikke finnes noe samlet system for informasjon som sier i fra om en pasient faktisk er klarert og klar for å bli operert.Det vil oftere skje når planlegging gjøres med manuelle rutiner, sier han.

Klinikkleder Øyvind Skraastad ved OUS. Foto: Ole Gunnar Onsøien

– Må ringe rundt

Pasienter som ikke er klarert for å bli operert, slipper gjennom på ukeplanleggingsmøtene. Pasienter blir satt opp til operasjoner selv om det er usikkert om de har full nytte av operasjonen det planlegges for. Eller om de vil, eller bør opereres med tanke på annen alvorlig sykdom de har. Eller om utstyr eller bemanning er tilgjengelig når pasienten blir satt på programmet.  Eller en sjelden gang at pasienter blir satt opp til operasjoner, selv om for eksempel en protese eller implantat som er nødvendig ikke finnes på lager på sykehuset.

– Det kan fort bety at de som planlegger og gjennomfører operasjonsprogram må ringe til rundt til mange å finne ut dette før operasjonen starter, eller mens noen venter, sier Skraastad.

Dette er faktorer Skraastad og de andre på laget som skal se på systemet, har identifisert som utfordringer som skaper situasjoner hvor operasjoner blir avlyst på kort varsel. Og det er her kontrolltårnmodellen kommer inn.

Klinikkleder Skraastad, KPMG og de andre som er med på prosjektet ønsker ikke å kvitte seg med ansatte fagfolk De ønsker å legge til rette for at de som arbeider med pasienten får større muligheter for å lykkes med mer forutsigbarhet for pasientene og dermed blir sykehuset et bedre og mer effektivt tilbud. 

Få datapunkter i starten

Dette vil de oppnå ved å utvikle teknologistøtte og lage et sentralt system for planlegging, logistikk og styring. Ønsket er at det på sikt kan ta inn økende mengder relevant informasjon for å forbedre sikkerhet og produktivitet. Fra hvor mange pasienter som er på venteliste, til hvor mye personell som er tilgjengelig til enhver tid. Samt hvor mye av det relevante medisinske utstyret som er tilgjengelig. De ønsker også å få et bedre beslutningsgrunnlag for å omprioritere ressurser som når det er behov for hyperakutt kirurgioperasjoner som umiddelbart krever at operasjonsprogrammet endres.

– Til å begynne med vil vi konsentrere oss om noen få datapunkter, som kan utvides når vi finner ut hva som fungerer, sier Voje i KPMG.

Målet er i første omgang å lage et såkalt MVP. Altså et «minimum viable product. På norsk: et minste brukbare produkt.

– Det skal gi en hverdagsopplevelse av å ordne opp i noe som tidligere har vært plunder og heft, sier Skraastad.

Senere vil man kunne legge inn flere andre forhold. Det viktigste er ressursbehovet for beredskap og utdanning. Dette gjelder når ved innføring av nye metoder. I begge tilfeller kan systemet også kunne ta hensyn til at legen for eksempel er uerfaren, og trenger litt lenger tid enn andre mer erfarne kolleger.

– Ambisjonen er at alt skal være i felles database, og med nok datapunkter om hva som må skje for at en operasjons kan gjennomføres, kan systemet være med på å sette opp mer effektive operasjonstider, sier Voje.

Skyggesystem

Et annet punkt de vil implementere i løsningen, er et skyggesystem. Et system som bruker virkelige data, men som kan kjøres virtuelt. Som kan brukes til å øve på situasjoner som kan oppstå, eller til å teste om alternative løsninger enn de som brukes i dag, kan være bedre.

Skraastad har tidligere i samtalen denne saken sammenlignet ekspertlegen med Michelangelo. Som artister, som ikke nødvendigvis er like fornøyd med å måtte planlegge og bruke tid på driftsoppgaver. 

– Sykehuset trenger teamarbeidere som arbeider på tvers med mål om å sikre pasientene mest mulig nytte og det offentlige sykehuset og samfunnet mest mulig for investerte skattekroner.

Systemet vil også bidra til å standardisere og redusere variasjon i tilnærming til pasienter og arbeidsoppgaver.

– Det vil endre atferd og kulturer og gjøre at et sykehus med all sin kompleksitet for bedre og sikrere arbeidsvilkår. Vi trenger slike systemer i hele sykehuset. Systemet skal ikke være en pisk, men en gulrot.

For å lykkes med dette og skape forutsigbarhet og sikkerhet for pasient, mener dermed klinikklederen og KPMG-rådgiveren at en ting er vesentlig: Nemlig at helsepersonellet umiddelbart ser en fordel å bruke systemet og at det vil redusere arbeidsmengde.

– De fleste som jobber i helsevesenet, ser nytte av å registrere informasjon når det reflekteres i systemet, og systemet gir dem resultater som er bedre enn tidligere, sier Voje i KPMG.