Hvordan lykkes vi med å innføre nye IKT-løsninger?

Innlegg: Rune Simensen, direktør for teknologi og e-helse i Helse Sør-Øst RHF
Jan Frich, viseadministrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF

I DAGENS MEDISIN 11. mai gir fem overleger ved Oslo universitetssykehus (OUS) en god beskrivelse av noen av de store utfordringene helsepersonell kan oppleve ved innføring av nye IKT-løsninger. IKT-løsninger skal være et verktøy i pasientbehandlingen. De skal bidra på en positiv måte, enten i form av bedre pasientbehandling, bedre møter med helsetjenesten, en bedre arbeidshverdag for dem som arbeider i helsetjenesten – og bedre bruk av ressursene.

Vi står overfor en utvikling med en aldrende befolkning og dertil økende behov for helsehjelp. I tillegg må vi forholde oss til knapphet på kompetent personell og ressurser. Vi er avhengig av at vi lykkes med innføring av ny teknologi.

TILPASSINGEN. Erfaringene viser at vi ikke alltid lykkes godt nok med å oppnå målene vi har satt ved når nye IKT-løsninger innføres. Kort fortalt: Vi må forbedre måten vi innfører nye IKT-løsninger på!

Når det oppstår behov for en ny IKT-løsning i helsetjenesten, har vi tradisjonelt etablert et prosjekt som gjennomfører en anskaffelse av en løsning som skal dekke helsepersonellets funksjonelle behov. I disse prosessene deltar gjerne helsepersonell aktivt for å identifisere de rette funksjonelle kravene til løsningen. Etter at løsningen er anskaffet, gjennomføres det innføringsprosjekt som skal sørge for at helsepersonellet får god opplæring i løsningen, og som også sørger for at eksisterende arbeidsprosesser og teknisk løsning tilpasses best mulig.

UTVIKLINGEN. Teoretisk sett burde dette kunne resultere i fornøyde brukere som opplever at behovene dekkes av den nye løsningen. Og i mange tilfeller er det heldigvis slik. Samtidig opplever dessverre ikke alt helsepersonell at hverdagen faktisk blir bedre med de nye løsningene.

Det investeres mye i utvikling av løsningen frem til innføringstidspunktet, men det er like viktig å fortsette å investere i løsningene fremover i tid. Den faglige utviklingen skjer kontinuerlig, og det må være tilsvarende teknisk utvikling for å støtte faget og arbeidsprosessene over tid.

TILNÆRMINGEN. Metodikken som er beskrevet ovenfor, kalles ofte for fossefall-metodikk. Den innebærer stort sett at det tar for lang tid fra behov oppstår til de første brukerne kan ta i bruk løsningen, og dermed gi tilbakemelding på den. Erfaring fra både helsesektoren og andre virksomheter er at sjansen for å lykkes med å innføre nye løsninger, øker sterkt dersom man klarer å kutte ned denne tiden.

Målet må være å legge til rette for raskere tilbakemelding om løsningens brukbarhet før løsningen gjøres tilgjengelig for alle. En slik tilnærming omtales ofte som «smidig», og den innebærer et tettere samarbeid mellom teknologer og helsepersonell underveis i hele prosessen. Dette er en mer iterativ tilnærming til arbeidet med å komme frem til IKT-løsningen. Vi ser også at vi lykkes best med innføring av nye IKT-løsninger i de prosjektene hvor vi i større grad tar utgangspunkt i helsepersonellets arbeidsprosesser og hvordan disse kan forbedres.

PASIENTBEHANDLINGEN. Overlegene ved Oslo universitetssykehus beskriver spesifikt utfordringer knyttet til innføring av laboratoriedataløsningen LVMS. De har helt rett i at det har vært en rekke utfordringer med løsningen underveis i innføringen, både tilknyttet driftsstabilitet og funksjonelle feil. Dette har naturligvis – og beklageligvis –medført frustrasjon blant flere av patologimiljøene som har tatt i bruk løsningen.

Disse problemene er tatt på største alvor, og sammen med brukerne av løsningen fortsetter vi det tette samarbeidet med leverandøren av systemet for rette opp i disse problemene.

Vi vil samtidig påpeke at det er mye som også fungerer godt med den nye løsningen. Innføringen av LVMS skal gi tryggere pasientbehandling.

OVERGANGEN. Innenfor kreftområdet er samhandling mellom våre ulike sykehus spesielt viktig, og med innføringen av et felles laboratoriedatasystem innenfor patologi, legger vi også et godt grunnlag for overgang til digital patologi. Med digital representasjon av snittene får patologene både internt i et sykehus – og mellom sykehusene – helt andre muligheter til å samarbeide om prøvene og konsultere en kollega. På den måten kan patologiavdelingene håndtere et økende prøvevolum og samtidig bidra til økt pasientsikkerhet.

Overlegene beskriver utfordringer knyttet til løsningen for medikamentell kreftbehandling. Det er kjent at denne løsningen har store forbedringsmuligheter i selve brukergrensesnittet, og det jobbes aktivt med leverandøren for å få en oppgradering av løsningen som forbedrer dette.

TILGJENGELIGHETEN. Samtidig må det understrekes at innføring av løsningen har vært en stor suksess, da den har gjort at vi i hele vår region kan tilby likeverdig og desentralisert kreftbehandling. Hovedgrunnen til dette er at løsningen muliggjør at den viktige kunnskapen om sammensetting av de medikamentelle kreftkurene blir tilgjengelig for alle våre sykehus. Videre understøtter løsningen lukkede legemiddelsløyfer som reduserer risiko for feil.

Slik får pasienten den aller beste behandlingen uavhengig av hvilket sykehus vedkommende sogner til.

SUKSESSFAKTOREN. Vi vet at det er krevende å lykkes fullt og helt med innføringen av nye IKT-løsninger, og vi arbeider hver dag for at vi skal bli litt bedre. Den aller viktigste suksessfaktoren er et enda tettere samarbeid mellom helsepersonellet og teknologene.

Vi er heldige som har så engasjert og dyktig helsepersonell ved sykehusene våre, og vi skal gjøre vårt ytterste for at IKT-løsningene blir deres gode hjelper i hverdagen – og ikke det motsatte.

Ingen oppgitte interessekonflikter