Travel innspurt skaper uro

– Mange er positive til Helseplattformen, og vi trenger virkelig å få byttet ut vårt utdaterte journalsystem. Men det er også stor uro og frustrasjon på grunn av høyt arbeidspress over lang tid, ubesvarte spørsmål om selve løsningen og hva som venter oss. Medieoppslag om alvorlige mangler får mange til å spørre seg om vi virkelig skal «go live» 30.april, sier Vivi Bakkeheim, som er foretakstillitsvalgt for overlegene ved St.Olavs hospital.

– I slike store prosjekter med såpass mye usikkerhet tror jeg det er nyttig med direktekommunikasjon mellom ledelse og ansatte, og vi har ikke fått møttes så mye under pandemien. På tirsdag får medlemmene i Akademikerne anledning til å spørre sykehusdirektøren direkte om det de lurer på i et allmøte, sier hun.

Møtet kommer i stand på kort varsel, etter at styret 31. mars konkluderte med at det fortsatt er vesentlige mangler før løsningen er ferdigbygd nok til å kunne godkjennes. Styret krever at manglene utbedres i løpet av de neste tre ukene. 22. april avholdes et ekstraordinært styremøte som vil ta stilling til om innføring 30. april er forsvarlig.

Her kan du lese Dagens Medisins artikler om Helseplattformen

Det mest krevende

Alle parter er innforstått med at løsningen skal videreutvikles, utbedres og bygges videre også etter innføring, men styret i St.Olav lister nå opp seks punkter som må være fikset før oppstart. Dette gjelder tilgangsstyring og rolletildeling, forsvarlig løsning for kreftprotokoller, app for telefoner for sykepleiernes arbeidsflyt, medikamentforordninger, arbeidsflyt i bildediagnostikk og bestilling av blodprøver. I tillegg skal det være en egen vurdering av om merkantil arbeidsflyt er forsvarlig.

Torbjørg Vanvik, direktør i Helseplattformen, er enig i at dette er alvorlige mangler, men påpeker at de er avdekket ved planlagt testing og validering, slik det er vanlig å gjøre før man setter et nytt IT-system i drift.

Vanvik opplyser at noen kan løses raskt og noen er allerede løst, men erkjenner at særlig ferdigstilling av kreftprotokollene og utfordringene rundt tilgangsstyring er krevende å få ferdig i tide.

– Det er utfordrende, men vi har tro på at vi kommer i mål.

Helseplattformens ledelse understreker at lista med feil som må utbedres før oppstart ikke er vedvarende mangler ved systemet, men at det handler om at de ikke er hundre prosent ferdige med byggearbeidet.

– Det blir ikke aktuelt å sette løsningen i produksjon uten at alvorlige mangler er rettet, det ønsker verken St.Olav, Trondheim kommune eller Helseplattformen.

– På grunn av pandemien har det vært krevende driftsforhold for alle aktører, og dermed blant annet vanskelig med tilgang på fagfolk. Det som ikke er ferdig, er oppgaver innenfor validering, som skal gjøres av helsepersonell, og feilretting som skal gjøres av prosjektet, og vi jobber på spreng for å løse utfordringene, opplyser Vanvik.

Absolutt siste frist

Bakkeheim har forståelse for at også Helseplattformens er presset på tid som en følge av koronapandemien, og skjønner at dette har forsinket bygginga.

– Det er mange faktorer som har gjort prosessen frem mot «go live» annerledes enn vi skulle ønsket, og jeg ønsker ikke å krisemaksimere, men det er min rolle å påpeke hva som faktisk må på plass for at det skal være forsvarlig å gå for innføring 30. april. På et eller annet tidspunkt må vi ta en beslutning om den datoen står seg, påpeker Bakkeheim, og mener at strikken er tøyd til det ytterste når styret venter til åtte dager før oppstart.

– Med tanke på alle forberedelsene de ansatte må igjennom før «go live» er det ikke mulig å skyve noe mer på tidspunktet for beslutning.

Dette står på spill

– At ting ikke er bra nok ved innføring medfører naturlig nok en risiko for både de ansatte og pasientsikkerheten, men også en kjemperisiko for hele Helseplattformen, sier Bakkeheim.

Hun er i utgangspunktet positiv til en ny og moderne løsning, og mener det har et kjempepotensial for blant annet bedre pasientsikkerhet, datafangst til forskning, brukermedvirkning og bedre kommunikasjon på tvers av helsevesenets aktører.

– La oss si at alle kommunene og fastlegene og avtalespesialistene til slutt blir med sånn at vi alle har felles plattform. Da kan dette bli veldig bra, sier hun.

Frykter for omdømme og motivasjon

En mislykket oppstart på St.Olavs hospital og i Trondheim kommune vil være negativt med tanke på omdømme og andres motivasjon til deltakelse.

– Vi er bekymret for at vi ikke får bemannet opp på en forsvarlig måte i overgangen, at det skal gjenstå alvorlige feil som fører til for eksempel feilmedisinering og at endringa i arbeidsflyten kan bli uoverkommelig stor. I så fall får vi ikke gjort jobben vår, sier Bakkeheim.

De tillitsvalgte har bedt arbeidsgiver om å overvåke situasjonen ekstra nøye, og har satt som tydelig premiss at all oppbemanning skal skje på frivillig basis.

– Vi har liten bufferkapasitet til vanlig, og etter en langvarig pandemi med høyt sykefravær er det veldig krevende å gå inn i enda en periode som krever ekstrainnsats. Selv om pandemien i utgangspunktet ikke har noe med Helseplattformen å gjøre, kan det få konsekvenser for innføringa. Situasjonen må være forsvarlig for de ansatte, det skal ikke gå på helsa løs å innføre et nytt system, sier Bakkeheim.

Dagens Medisin og Norsk helseinformatikk (NHI) er organisert under samme administrative ledelse. NHI har inngått en avtale med Helseplattformen om levering av norsk elektronisk legehåndbok (NEL) til alle brukere av Helseplattformen.