Laboratoriemedisinsk klinikk har «tyvstartet» på fremtiden

TRONDHEIM (Dagens Medisin): Mens Helseplattformen teller ned til de skal trykke på startknappen for nye digitale løsninger, har sykehuslaboratoriene i Midt-Norge allerede rukket å høste en hel del erfaring med den amerikanske løsningen Epic.

I skyggen av en pandemi, og derfor uten den helt store oppmerksomheten rettet mot saken, har Laboratoriemedisinsk klinikk ved St. Olavs hospital «tyvstartet» på fremtiden med felles datasystem for farmakologi, medisinsk mikrobiologi, medisinsk biokjemi, medisinsk genetikk og immunologi og transfusjonsmedisin.

Vanskelig beslutning

Da klinikksjef Gilda Opland ga klarsignal til å skru på applikasjonen Epic Beaker 7. mars 2020, sto pandemien praktisk talt og banket på døra. Det skulle snart oppstå et ekstremt og vedvarende trykk på kapasiteten til laboratoriet.

– Det var en vanskelig beslutning å stenge ned de gamle systemene og sette det nye i drift akkurat da, for vi skjønte jo at pandemien kom til å berøre oss. Men vi hadde allerede utsatt oppstarten i noen måneder og risikobildet ved ytterligere utsettelse ville ha vært utfordrende, sier klinikksjefen.

Hun innså at koronaviruset ville påvirke helsevesenet, men hadde ingen forutsetninger for å vite at samfunnet rett og slett ville stenge ned om fem dager.

Unntakstilstand under innføring

Oppstarten av nye systemer er alltid utfordrende, og da startskuddet gikk for Epic Beaker ved St. Olavs hospital, var et stort team samlet i kommandosenteret for å håndtere omleggingen.

Organisasjonen var satt opp med døgnbemanning og fysisk tilstedeværelse ute i alle laboratoriene for å kunne svare på spørsmål og identifisere problemer så raskt som mulig.

På oppstartdagen kunne ingen forestille seg at Epics amerikanske team snart måtte sendes hjem fordi grensene ville stenge, eller at folkene på kommandosentralen skulle bli sittende på hjemmekontor: At det skulle bli behov for 20.000 covid-analyser i uken på det verste. Man kan trygt si at systemet ble satt i produksjon under ekstremt krevende betingelser. Likevel er klinikksjef Gilda Opland svært glad for at de rakk å trykke på startknappen før unntakstilstanden traff.

– Jeg tør ikke tenke på hvordan det ville ha vært å gå inn i koronapandemien med de gamle systemene. Vi ville ha druknet.

Eget prosjekt og prøveklut

Anskaffelsen av ny laboratorieløsning ble gjennomført før anbudskonkurransen om Helseplattformen ble avgjort, og har så langt vært et eget, adskilt prosjekt, kalt HMN LAB. Når Helseplattformen går i produksjon, blir laboratorienes Beaker-modul en del av den store, felles journalløsningen.

– Den kunnskapen og erfaringen vi har fått, går nå inn i Helseplattformens arbeid, så du kan si at vi har fungert som en slags prøveklut, sier klinikksjef Opland.

St. Olavs hospital har altså brukt laboratoriemodulen siden mars 2020, og sykehusene i Ålesund, Molde og Levanger koblet seg på et år senere. Dermed kunne regionens sykehuslaboratorier vinke farvel til en hverdag med gamle, utdaterte systemer med delvis bruk av manuelle rutiner og arbeidsskjema på papir. Tidligere datasystemer ble brukt til å registrere prøver og prøvesvar, mens selve arbeidet med prøven ble ført på papir og lagret i permer eller scannet inn i andre datasystemer.

– Jeg har lenge vært frustrert over de gamle systemene. De tilfredsstiller ikke dagens behov og var rett og slett utdaterte. Det er på høy tid å ta det offentlige helsevesenet inn i en moderne, digital tid, sier Opland, som forsvarer de store investeringene som skjer i helseregionen.

– Det er ikke mulig å kjøpe gode, avanserte datasystemer på billigsalg, det koster.

Ikke bare en solskinnshistorie

Leger og bioingeniører er i flertall blant de 550 ansatte ved klinikken som Opland leder. Seks ulike avdelinger sørger for at mellom åtte og ni millioner analyser ruller og går på et vanlig år. Prosjektledelsen i HMN LAB, med Gilda Opland og Hans Roar Sandberg i spissen, kjente på en solid forhøyet puls under omlegginga den 7. mars 2020.

– Det verste som kan treffe en fagperson, er at du ikke får gjort jobben din skikkelig, og vi var jo utrolig spente på om folkene våre ville havne i den situasjonen. De var kjempemotiverte for et mer moderne arbeidsredskap, men mange var nok også noe bleke om nebbet. Du kan teste deg i hjel, men du får ikke egentlig stresstestet et system før det virkelig tas i bruk, sier klinikksjefen.

Opland har vært opptatt av å balansere stå på-vilje og positive forventninger med realisme.

– Havner man i Nirvana fordi man har fått et nytt IT-system? Det har jeg ingen opplevelse av. Det var en rekke ting vi måtte korrigere, justere og bygge opp i starten, så dette er ikke bare en solskinnshistorie. Noen fikk umiddelbart bedre arbeidsflyt og synes alt fungerte bedre enn før, andre opplevde uønskede effekter som det måtte ryddes i. Man må uansett la folk få tid til å venne seg til systemet. For når de blir trygge, blir de kreative, og da ser de forbedringsmuligheter som vi kan jobbe videre med, sier hun.

Et mønsterskifte

Opland opplever at leverandøren er løsningsorientert og lydhør for klinikkens ønsker og behov, og mener prosjektet og arbeidsformen på mange måter markerer et paradigmeskifte med tanke på organisering av IT-system i helsevesenet.

– Vi har ønsket i sterkere grad å kunne påvirke utviklingen av lab-systemene. Epics profil er basert på at utviklingen av systemet gjøres i tett relasjon med brukerne. Prosjektprosessen har vært utfordrende og tidkrevende, men har gitt gode resultater. Systemet vi jobber i nå, går raskere, fremstiller svarene på en god måte og er kvalitativt bedre både for oss internt og for dem som bruker oss.

Fagekspertene som har jobbet med systemet, forventer at laboratorieløsningen løftes ytterligere når Helseplattformen tar i bruk sitt system, fordi journaldataene vil gi laboratoriene en bedre oversikt over pasientenes historikk. På dette grunnlaget kan fagekspertene få et bedre bilde av hvilke tester som bør kjøres, spesielt for pasienter med et komplekst sykdomsbilde.

Økonomisk gevinst

Klinikksjefen mener at kvaliteten og pasientsikkerheten er økt gjennom bedret oversikt over produksjonen og prøvenes gang i systemet. Hun ser for seg at sykehuslaboratoriene i Helse Midt-Norge, gjennom et felles system, kan samordne drift og innkjøp, og hun mener det vil være naturlig med standardisering av svar, faglig utvikling og deling av erfaringer på tvers i regionen.

På sikt tror Gilda Opland at det vil ligge en økonomisk gevinst i å samordne den totale laboratoriedriften i regionen.