Slik klarte DPS-poliklinikken å få ned andelen avviste pasienter

I august i fjor hadde Halden Sarpsborg DPS høyest andel avviste henvisningerer i psykisk helsevern for voksne, med 46,6 prosent. Landsgjennomsnittet var på cirka 30 prosent, og andelen avviste varierte fra null til over 46 prosent, ifølge tall fra Helsedirektoratet.

Les også: Tusenvis avvises uten undersøkelse

Siden da har Halden DPS poliklinikk, som får mer enn 600 henvisninger i året, jobbet mye med å få ned antallet avviste henvisninger.

– Nå har vi redusert andelen avviste henvisninger til mellom 10 og 15 prosent, sier seksjonsleder Jarle E. Refnin til Dagens Medisin.

Dedikerte behandlere
Det er først og fremst en annen måte å jobbe på og organisere seg på som har bidratt til den store reduksjonen.

– Vi avviser nå kun de pasientene som åpenbart ikke hører hjemme hos oss, ut fra prioriteringsveilederen, eller fordi de av ulike grunner er feilhenvist fra fastlegene. Ved henvisninger som er sendt feil, sender vi disse videre til rett instans. Nå opererer vi ikke lenger med noe grenseland. «Alle», det vil si de som ikke er feilhenvist eller der vi klart kan konkludere med at pasienten ikke har rettigheter, tar vi inn til en vurderingssamtale.

– En uke før timen innkalles de til helsesekretær for å fylle ut en utredningsmappe bestående av en rekke selvutfyllingsskjemaer, for at vi skal få et bedre grunnlag å vurdere ut fra. Dette legges inn i journal og er tilgjengelig for klinikeren før selve vurderingssamtalen.

Det er én psykiater, to psykologspesialister og to erfarne psykologer som har ansvar for å gjennomføre vurderingssamtalene.

– Vi mener det er en klar suksessfaktor at det er dedikerte personer som er vurderingsansvarlige, bemerker Refnin.

Positivt overrasket
– Hva har dere brukt av ekstra ressurser?

– Vi har organisert oss annerledes og bruker betydelig mer ressurser på selve inntaksarbeidet. Dette gjorde vi med en frykt om at vi skulle drukne i arbeid og få enda flere saker. Men det gjorde vi ikke. Kontorpersonalet har en viktig rolle med logistikken. De bruker kanskje et halvt årsverk ekstra. Behandlerne var spente – men det viser seg at færre pasienter kommer inn til utredning eller behandling i poliklinikken nå enn før, svarer Refnin og tilføyer:

– Når vi nå har oppsummert, ved å gjøre det på denne måten, så kan det hende at vi totalt sett sparer noen ressurser som kommer de pasientene til gode som har krav på oppfølging fra oss. Vi bruker mer tid på utredning. I tillegg til ekstra ressurser gjennom kontorpersonale, bruker vi nok til sammen trolig ytterligere ett årsverk mer av behandlerne ved poliklinikken til inntaksarbeid.

– Ringer dere oftere til fastlegene enn før?

– Nei, vi har tidligere prøvd å ringe når vi hadde tenkt å avvise henvisningen, men det var et dårlig utgangspunkt. Vi opplevde at vi bidro til å skape et dårlig samhandlingsklima, så vi sluttet med det.

De rette pasientene
Refnin viser til at noen av bekymringene som kom i fjor da det ble klart at mange DPS-er avviste en stor andel henvisninger, handlet hvorvidt det var de rette pasientene som fikk et tilbud.

– Når man har undersøkt vurderingspraksis på tvers av DPS-er, har det vist seg at det er veldig ulike vurderingspraksiser – som kan styrke mistanken om at pasienter avvises på feil grunnlag.

Nå kvalitetssikrer vi i større grad at rett pasient får en rett til utredning eller behandling gjennom en slik omorganisering av tjenesten vår, sier Refnin.

Tenkte pakkeforløp
Han forteller at de hadde pakkeforløpene i tankene da de startet med forbedringsarbeidet i november i fjor.

– Og vi har fortsatt rom for videreutvikling.

– Hvordan er den nye måten å jobbe på blitt oppfattet av klinikerne?

– Det er en positiv stemning i poliklinikken.

– Har det vært vanskelig å få med klinikerne på vurderingssamtalene?

– Vi kom frem til dette sammen. Ingen er blitt beordret, selv om vi besluttet å gjøre det slik. Så de som har deltatt har gått inn i dette frivillig.

Sekretærene var avgjørende
Refnin påpeker kontorpersonalets rolle.

– Helsesekretærene er helt avgjørende. De tar hånd om logistikken og sørger for at pasientene kommer inn en uke før og fyller ut skjemaet på legekontoret. Det er også viktig at det kun er noen klinikere som har denne oppgaven og at den ikke er spredd på alle ansatte behandlere. Det er en spesialist oppgave som krever trening og spesifikk kompetanse.

– Har omstillingen vært vanskelig?

– Jeg var ansvarlig og var nok den som burde ha tatt kritikken på den høye andelen avviste pasienter hardest. Jeg hadde en presentasjon av situasjonen med mine ansatte og pekte på bekymringene og forventningene til oss som spesialisthelsetjeneste. Alle ansatte, behandlere og merkantilt personale deltok i prosessen, og vi kom samlet frem til et forslag om at «alle» skulle tilbys en vurderingssamtale. Omstillingen var ganske krevende ved at mange nye rutiner og prosedyrer måtte utvikles, og det har vært en formidabel innsats for de ansatte, understreker Refnin.

– Har dere som mål å redusere andelen avviste ytterligere?

– Vi har ikke som mål at den skal bli null. Henvisningene er en variabel vi ikke kan styre. Det er ikke så lett å forhindre alle feilhenvisninger, så noen prosent vil det nok bli uansett.

Pasientperspektivet
Pasientene selv har noe ulike opplevelser av å bli innkalt til vurderingssamtale.

– Selv om noen ikke får videre utredning eller behandling etter vurderingsamtalen, er mange av disse også fornøyd – fordi de har fått en avklaring. De kan også ha mottatt enkelte behandlingsintervensjoner gjennom selve vurderingssamtalen, noe som også kan ha en positiv effekt. Ofte får pasientene råd om annen type hjelp. Vi har dog ikke konkret statistikk på hver og en av de som avvises og hvilke opplevelser de har, sier Refnin.