Fra 100 fristbrudd til under 10 på ett år

Urologisk seksjon ved Stavanger universitetssjukehus (SUS) jobbet med flere tiltak over lang tid for å redusere antallet fristbrudd – og lyktes.
– Vi hadde lange ventelister, spesielt på poliklinikken og for kontrollpasienter, og hadde over 150 fristbrudd. I tillegg drev vi med mye re-planlegging og hadde lite struktur på plass. Arbeidsfordelingen for legene ble gjort på egne Excel-ark der de planla maks to uker fram i tid. Det var vi ikke fornøyd med og noe måtte gjøres, sier avdelingssjef Ottar Bjerkeset ved Kirurgisk avdeling.
Slik klarte de det
Dette var tiltakene Urologisk seksjon igangsatte:

• Seksjonen har kun fem overleger, og skulle egentlig hatt åtte. Det ble kompensert med flere LIS-leger i rotasjon, ansettelse av en turnuslegevikar og innleide urolog-vikarer. Samtidig ble overlegestilling omgjort til utdannelsesstilling.
• Sengepostdriften og inntak av pasienter ble lagt om.
• Det ble igangsatt ekstra poliklinikker, poliklinikk på kveldstid og pasienter ble overført til avtalespesialist.
• Videreføring av regelmessige tverrfaglige møter i seksjonen.
• Urologisk seksjon med i det såkalte «Alle møter-prosjektet», et stort program i Helse Vest hvor målet er å få bedre pasientoppmøte til timene, mer forutsigbar arbeidshverdag for ansatte og bedre kommunikasjonen med pasientene.
• Legene har også tatt i bruk Gat, et databasert planleggingsverktøy for legenes avtaler

Langtidsplanlegging
– Før hadde vi arbeidslister i Excel, hvor legene la inn arbeidsoppgaver for de kommende to til tre ukene. Nå planlegger vi minimum tre måneder fremover i tid, forteller Ottar Bjerkeset til Dagens Medisin.
– Hva har vært utslagsgivende for den store reduksjonen i fristbrudd?
– Det er summen av tiltak. De fleste som sitter på sidelinjen, vil ha det til at det er dataverktøyet, men dette er et samlet arbeid. Vi har i cirka halvannet år jobbet målrettet med organiseringen og med å få redusert antallet fristbrudd og har tatt i bruk systematisk dataverktøy det siste halve året. Vi har gått inn og snudd alle steiner, og sett på hvor vi kan frigjøre ledig kapasitet for å kunne opprettholde den aktiviteten som kreves.
– Handler dette mest om organisering og mindre om økte ressurser?
– Det er nok en kombinasjon av både omgjøring av ressurser og organisering. Fordi vi har for få overleger, klarer vi heller ikke å komme helt ned i null fristbrudd, men det er målet, svarer Bjerkeset.
Sentrale avdelingssykepleiere
Foruten Bjerkeset, har avdelingssykepleierne Hege Rolstad Skjæveland og Anita Hatlelid ved henholdsvis urologisk poliklinikk og urologisk kirurgisk sengepost, vært sentrale i arbeidet med å få redusert fristbruddene.
– Etter avansert planlegging og mer systematisk drift er fristbruddene nesten borte, og det til tross for at vi har mindre leger ansatt nå. Ventetiden er kraftig redusert. Re-planleggingsprosenten er gått litt ned. Men vi hadde aldri klart det uten lojalitet og høy arbeidsmoral blant medarbeiderne våre, uttaler Skjæveland på SUS sin nettside.
Tverrfaglig samarbeid
Hun fremholder planlegging på lang sikt som viktig element samt bedre tverrfaglig samarbeid mellom legetjenesten, ansvarlig lege, sekretærer, avdelingssjefen, avdelingssykepleierne på sengepost og poliklinikken.
Hatletid viser til at de før jobbet i en berg- og dalbane.
– Nå er vi på vei til å få full cruisekontroll. Vi er ikke der ennå, men vi skal dit, sier Hatlelid.